Ehrenamtliche Mitarbeit (m/w/d)

Executive Coordinator – Academic Mentoring Program

Referenznummer: MT-26-02-001
Organisation: Deutsch-Syrische Forschungsstiftung e.V. (DSFG)
Bereich: Academic Mentoring Program
Art der Tätigkeit: Ehrenamtlich / unentgeltlich
Arbeitsform: Remote
Standort: Europa
Beginn: Nach Vereinbarung
Zeitlicher Umfang: Flexibel; der erwartete Umfang wird zu Beginn gemeinsam mit dem Programmteam abgestimmt.

Über DSFG

Die Deutsch-Syrische Forschungsstiftung e.V. (DSFG) ist eine in Deutschland ansässige gemeinnützige Nichtregierungsorganisation, die sich für Wissenschaft, Hochschulbildung, akademische Zusammenarbeit und den Aufbau nachhaltiger wissenschaftlicher Netzwerke engagiert.

Mit ihren Programmen unterstützt die DSFG Studierende, Forschende und Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und schafft Brücken zwischen akademischen Communities in Deutschland, Syrien und darüber hinaus.

Über das Academic Mentoring Program

Das Academic Mentoring Program der DSFG unterstützt Studierende, Hochschulabsolventinnen und -absolventen sowie Nachwuchswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler, die ihren akademischen Weg in Europa – insbesondere in Deutschland – beginnen oder weiterentwickeln möchten.

Das Programm bringt Mentees mit erfahrenen Mentorinnen und Mentoren zusammen und bietet Orientierung unter anderem zu:

• Hochschul- und Studienbewerbungen;
• Stipendien und Fördermöglichkeiten;
• akademischen Karrierewegen;
• Bewerbungsunterlagen;
• wissenschaftlicher und akademischer Integration;
• Orientierung im deutschen und europäischen Hochschulsystem.

Zur Verstärkung unseres ehrenamtlichen Koordinationsteams suchen wir eine engagierte Person als Volunteer Executive Coordinator.

Ihre Rolle

Als Executive Coordinator unterstützen Sie die organisatorische und operative Umsetzung des Mentoring-Programms.

Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Mentees, Mentorinnen und Mentoren sowie dem internen Programmteam und tragen dazu bei, dass Anfragen, Matching-Prozesse und Programmak­tivitäten strukturiert, zuverlässig und professionell durchgeführt werden.

Mögliche Aufgaben

Zu Ihren Aufgaben können insbesondere gehören:

• Unterstützung bei der organisatorischen Koordination des Academic Mentoring Program;
• Bearbeitung und strukturierte Verwaltung eingehender Bewerbungen und Registrierungen von Mentees und Mentorinnen bzw. Mentoren;
• Unterstützung bei der Zuordnung geeigneter Mentor-Mentee-Paare;
• Kommunikation mit Programmteilnehmenden per E-Mail und über digitale Kommunikationsplattformen;
• Nachverfolgung laufender Mentoring-Beziehungen und Einholung von Feedback;
• Pflege interner Übersichten, Listen und Programmdokumentationen;
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Informationsveranstaltungen, Online-Meetings, Workshops oder Orientierungsangeboten;
• Recherche zu Universitäten, Studienprogrammen, Bewerbungsverfahren und Stipendienmöglichkeiten in Deutschland und Europa;
• Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterialien für Mentees und Mentoren;
• Koordination mit der Programmleitung und weiteren ehrenamtlichen Teammitgliedern;
• Mitwirkung an der qualitativen Weiterentwicklung des Mentoring-Programms;
• Unterstützung bei einfachen Monitoring- und Reporting-Aufgaben.

Die genaue Aufgabenverteilung wird innerhalb des Teams entsprechend den Interessen, Erfahrungen und zeitlichen Möglichkeiten der ehrenamtlich tätigen Person abgestimmt.

Ihr Profil

Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Personen, die:

• derzeit in Europa leben;
• Interesse an Hochschulbildung, Wissenschaft, Mentoring und internationaler akademischer Zusammenarbeit haben;
• über gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten verfügen;
• zuverlässig, strukturiert und verantwortungsbewusst arbeiten;
• selbstständig arbeiten und gleichzeitig konstruktiv in einem internationalen Team zusammenarbeiten können;
• mit digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools wie Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder vergleichbaren Anwendungen vertraut sind;
• sorgfältig mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten umgehen;
• über gute Englischkenntnisse verfügen.

Besonders von Vorteil

Keine der folgenden Erfahrungen ist zwingend erforderlich. Von Vorteil sind jedoch:

• eigene Erfahrung mit Bewerbungen an deutschen oder europäischen Hochschulen;
• Kenntnisse über Stipendienprogramme und akademische Fördermöglichkeiten;
• Erfahrung mit dem deutschen oder europäischen Hochschulsystem;
• frühere Tätigkeit in Mentoring-, Bildungs-, Hochschul- oder Wissenschaftsprojekten;
• Erfahrung in Projektkoordination, Administration oder ehrenamtlicher Arbeit;
• Arabischkenntnisse;
• Deutschkenntnisse;
• Erfahrung in internationalen oder interkulturellen Teams.

Ein bestimmter akademischer Abschluss ist nicht zwingend erforderlich. Motivation, Zuverlässigkeit, relevante Erfahrung und die Bereitschaft, Verantwortung innerhalb eines gemeinnützigen Programms zu übernehmen, sind für uns entscheidender.

Was wir bieten

Das Engagement im DSFG Academic Mentoring Program bietet die Möglichkeit,

• aktiv zur Unterstützung von Studierenden und Nachwuchswissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern beizutragen;
• praktische Erfahrung in Programm- und Projektkoordination zu sammeln;
• Kenntnisse über das deutsche und europäische Hochschul- und Wissenschaftssystem zu vertiefen;
• Erfahrungen in internationaler und interkultureller Zusammenarbeit zu erwerben;
• organisatorische, kommunikative und Leadership-Kompetenzen weiterzuentwickeln;
• mit einem internationalen Netzwerk aus Studierenden, Forschenden und Fachpersonen zusammenzuarbeiten;
• an ausgewählten DSFG-Aktivitäten, Workshops und Veranstaltungen teilzunehmen;
• eigene Ideen zur Weiterentwicklung des Mentoring-Programms einzubringen;
• nach erfolgreichem und substanziellem Engagement eine Bescheinigung über die ehrenamtliche Tätigkeit bzw. ein Volunteer Certificate der DSFG zu erhalten.

Ehrenamtlicher Charakter der Tätigkeit

Diese Tätigkeit erfolgt ehrenamtlich und unentgeltlich.

Sie stellt weder ein Arbeitsverhältnis noch eine freiberufliche Beschäftigung dar und begründet keinen Anspruch auf Vergütung.

Das Engagement basiert auf Freiwilligkeit. Aufgaben, zeitlicher Umfang und Verantwortungsbereiche werden transparent mit dem Programmteam abgestimmt und sollen mit den persönlichen, beruflichen oder akademischen Verpflichtungen der ehrenamtlich tätigen Person vereinbar sein.

Verantwortungsbewusstsein und Datenschutz

Im Rahmen des Mentoring-Programms können Ehrenamtliche mit personenbezogenen und teilweise vertraulichen Informationen von Bewerberinnen, Bewerbern und Programmteilnehmenden in Kontakt kommen.

Daher erwarten wir einen verantwortungsvollen und vertraulichen Umgang mit allen entsprechenden Informationen sowie die Einhaltung der DSFG-internen Datenschutz- und Vertraulichkeitsregelungen.

Chancengleichheit und Vielfalt

DSFG steht für ein respektvolles, diverses und inklusives Umfeld.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht oder Geschlechtsidentität, Alter, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung sowie sexueller Identität.

Die Auswahl erfolgt anhand der Motivation, relevanter Erfahrungen, Kompetenzen und der Anforderungen des Mentoring-Programms.

Bewerbung

Interessierte Personen können sich über das DSFG-Bewerbungsformular bewerben.

Bitte reichen Sie ein:

• einen kurzen Lebenslauf;
• eine kurze Vorstellung Ihrer Motivation;
• relevante akademische, berufliche oder ehrenamtliche Erfahrungen;
• Informationen zu Ihren Sprachkenntnissen;
• Ihre ungefähre zeitliche Verfügbarkeit.

Ein Bewerbungsfoto, Geburtsdatum oder Angaben zum Familienstand sind nicht erforderlich.

Ausgewählte Bewerberinnen und Bewerber können zu einem kurzen Online-Gespräch mit dem Programmteam eingeladen werden.

Gestalten Sie mit uns akademische Chancen und unterstützen Sie Studierende und Nachwuchswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler dabei, ihren Weg durch das europäische Hochschul- und Wissenschaftssystem erfolgreich zu gestalten.

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